Office 365 – Vaša kancelarija u oblaku

Trend velikih svjetskih softverskih proizvodjača jeste da njihovim proizvodima pristupate putem interneta. Dakle, njihov softver je u u oblaku eng. „cloud-u“, ovaj način funkcioniše i Office 365, vaša kancelarija u oblaku.

Sama postavka sistema je takva da se vaši mailovi i dokumenti pohranjeni na jednom od zaštićenih Microsoft data centara diljem svijeta.

Na ovaj način vaši podaci su sigurni, te uvijek imate sigurnosnu kopiju mailova i podataka online.

Takodjer, fantastična stvar je da možete da pristupite vašim podacima sa bilo koje lokacije i bilo kojeg uredjaja na svijetu.

Sve što je potrebno jeste da imate internet konekciju, te se putem webstranice https://login.microsoftonline.com logirate na vaš korisnički nalog.

Pristupanje rješavanju licenciranja za Office na ovaj način vam dozvoljava kontrolu troškova, jer sve pretplate plaćate po korisniku na mjesečnoj osnovi.

Takodjer, u sklopu ove pretplate, imate serversko okruženje u smislu djeljenja dokumenata i načina upravljanja korisnicima. Ovo podrazumjeva i da vaši korisnici uvijek imaju najnovije verzije softvera, koje u pozadini rade Microsoft inžinjeri.

Pozitivna stvar sa ovim sistemom jeste da postavljanje email-a na uredjaje je vrlo jednostavno, korisnici moraju samo znati svoju email adresu i lozinku, te ne treba unositi dodatne postavke u smislu „incoming“ i „outgoing“ mail serevera, te drugih dodatnih postavki.

Office 365 ima dodatne funkcije, bez ulaganja u serversku infrastrukturu, a vi uvijek imate zadnje verzije softver-a.

Ovo su neki od benefita koje dobijete korištenjem Office 365 u odnosu na klasični Office paket:

• Važna funkcija je i sinkronizacija kalendara na uredjajima, te automatski „backup” podataka na cloud

• Mogućnost djeljenja dokumenata sa korisnicima i poboljšan zajednički rad na dokumentima.

• Svaki korisnik može instalirati aplikaciju na 5 uređaja

• Svaki korisnik ima 1TB prostora na Cloudu za svoje aplikacije

Sistem administratori se zacjelo pitaju kako se pripremiti za implementaciju ovog rješenja u svojoj organizaciji. Ključna riječ je PLANIRANJE!

Potrebno je planirati vrijeme za nadogradnju operativnog sistema, planirati pravovremeno obavijestiti korisnike o nadolazećim izmjenama, te planirati vrijeme za izmjene na postojećem mail hostingu.

Najprije je potrebno da uradite nadogradnju Windows-a, a zatim i office 2016 instalacija i upgrade postojećeg Office-a, u praksi je pokazano da nema nikakvih poteškoća prilikom nadogradnje na Office 2013 i Office 2010.

Takodjer, vrlo je važno napraviti sigurnosne kopije postojećih pst file-ova na računarima.

Vezano za administraciju Office-a 365, potrebno je da nakon pokretanja administrativnog naloga verifikujete svoju domenu, tako što ćete slijediti upustvo na Office 365 administrativnom okruženju.

Ovo upustvo je vrlo precizno i obuhvatno, a takodjer svaki hosting provajder ima takđer upustva za specifične izmjene za povezivanje sa Office 365.

Prije nego što napravite izmjene MX zapisa na vašem postojećem mail serveru, potrebno je da na Office 365 administrativnom panelu napravite accounte za sve vaše korisnike. Da bi u trenutnku kada se izmjene unesu i kada se propagiraju, mailovi automatski dolaze na Office 365, te da nemamo gubljenja mailova u procesu.

Kada su sve nadogradnje završene, te napravljeni accounti svih korisnika, možete pristupiti kreiranju mail računa na novo instaliranom Office 2016 Outlook-u.

Takodjer, jedna od stvari koja je vrlo važna i korisna, jeste da se dokumenti putem One Drive-a automatski sinkroniziraju, a takodjer i primljeni i poslani mailovi, te kalendar.

Na ovaj način, kada primamo ili šaljemo mail sa mobilnog uređaja, isti se sinhronizira na računar i online Outlook.

Ova funkcije Office-a 365 zaista daje značaj izrazu „poslovna mobilnost“, jer nam omogućava rad sa bilo koje lokacije i bilo kojeg uređaja, a sve sa savršenom sinhronizacijom svih podataka.

Posjetite https://www.microsoft.com/en-us/store/b/office365 da biste saznali sve o dostupnim paketima Microsoft kompanije.

Ukoliko ste dio nevladine organizacije ili vjerske zajednice, Microsoft ima posebne pakete namjenje vama kroz svoj filantropski program. Dostupni su vam potpuno besplatni i paketi sa značajnim popustima za vašu organizaciju. Više detalja pogledajte na: https://products.office.com/en-us/nonprofit/office-365-nonprofit-plans-and-pricing.

Dodatne ponude donacija softver-a na nevladine organizacije, pogledajte na stranici partnerske organizacije Microsoft-a i drugih velikih softverskih kompanija za Balkan www.techsoupbalkans.org.

Vjerujem da se uskoro vidimo se na oblaku!