Microsoft 365 za Vašu NGO

“Verovatno ste svi vi u nekom momentu čuli za Office 365, ali je većina vas smatrala da je reč o najnovijoj verziji paketa čije aplikacije već koristite za obradu teksta, tabelarne proračune i pravljenje poslovnih prezentacija. Da bi se konačno izbegla zabluda nije ni čudo što je ova usluga od aprila ove godine preimenovana u Microsoft 365, skoro 9 godina od momenta kada se pojavila na tržištu.

Da, MS 365 u sebi sadrži Outlook, Word, Excel i Powerpoint, ali to je minorni deo cele ponude – ono što je bitnije je da ukoliko ste neprofitna organizacija dobijate kao punu donaciju najvažnije Microsoftove servere, 50 GB prostora za elektronsku poštu po zaposlenom i čak 1 TB za smeštaj vaše dokumentacije. Njegovom implementacijom dobićete profesionalno okruženje za komunikaciju, sistem za upravljanje dokumentacijom i elektronskim tokovima podataka, izveštavanje (business intelligence), upravljanje projektima i još mnogo toga. Pa, da krenemo redom od najvažnijih servera i aplikacija.

Exchange

Mnogo više od mail servera, Exchange se nalazi na tržištu još od 1996. godine. Prostor od 50 GB koji dobijate po radnom mestu dovoljan je za smeštaj svih primljenih i poslatih poruka čak i deceniju unazad, što je za nekoliko redova veličine više od onoga što većina manjih i srednjih preduzeća kod nas dobija kod svojih Internet provajdera, te se moraju dovijati najčešće tako što se poruke skidaju sa servera (POP3/SMTP), te nešto što ste npr. poslali iz kancelarije ne možete posle da pogledate kod kuće i li s mobilnog.

Vrlo bitan segment komunikacije su i kontakti i kalendar, te vam i na tom polju Exchange pruža napredne opcije. Zajedničke kontakte organizacije ne morate više držati popisane u nekom Excel fajlu u lokalu, već se mogu pojaviti kao propisna kontakt lista svim zaposlenima. Što se kalendara tiče, možete videti zauzeće ostalih kolega i oni vaše (ali samo kao informaciju o tome da je neko zauzet u određenom periodu, ne i čime), tako da je zakazivanje sastanaka mnogo lakše, bez potrebe za prethodnim pozivanjem i proverom raspoloživosti – Outlook će vam sam predložiti termine kada su svi koje želite na sastanku slobodni. Takođe, možete ubaciti i konferencijsku salu kao resurs, tako da i ona ima svoj kalendar zauzeća i ne može se desiti da je neko rezerviše u periodu koji se preklapa sa nekim drugim sastankom u njoj.

Promena sistema za elektronsku poštu može zvučati kao nešto veoma nezgodno, dugotrajno i rizično u smislu gubljenja poruka, ali u praksi je sve transparentno za krajnjeg korisnika. Ithaca je radila migracije elektronske pošte sa domaćih provajdera, Gmaila (Google Suite) i sa najrazličitijih mail servera u prostorijama naših NGO klijenata i nijedna poruka do sada nije bila izgubljena.

SharePoint

Organizacije se prečesto oslanjaju na to da imaju backup podataka sa računara ili file servera koji se skladišti na prenosne diskove čuvane unutar istih prostorija, što ne rešava problem ako dođe do požara, poplave ili zemljotresa jer su tada uništeni i originali i kopije. SharePoint se nalazi u oblaku čime se rešava taj problem i obezbeđuje se „business continuity“, gde možete nastaviti s poslovanjem bukvalno u minutima nakon ovakvih ili sličnih katastrofa. Implementacijom ovog sistema zaposleni i dalje normalno rade sa dokumentacijom u svojim folderima na radnim stanicama ali se svaka izmena istog momenta propagira na server. Inicijalni prostor za smeštaj podataka je već pomenutih 1 TB, koji se povećava za dodatnih 10 GB po svakoj licenci za radno mesto (za organizaciju od 10 zaposlenih to je dodatnih 100 GB prostora).

Dokumentacija je dostupna i preko Web portala kao i preko mobilne aplikacije, tako da joj zaposleni može pristupiti i ako trenutno nije na svom radnom mestu, što je iskazalo naročito korisnim u „work-from-home“ situaciji zbog trenutne epidemiološke situacije. Takođe, ukoliko se prilikom prebacivanja dokumentacije uradi njeno strukturiranje i propisna hijerarhija, dokumentaciji može pristupiti npr. i programski direktor, kao i ostale kolege koje rade na istom projektu – ovim ne samo da sprečavate bespotrebno šetanje dokumentacije preko elektronske pošte, uz večito dvoumljenje koja je najnovija verzija dokumenta, već je moguć istovremeni rad više njih nad jednim dokumentom, čime više nema potrebe za dovikivanjem preko pola kancelarije kolegi da zatvori dokument na kome je radio pošto je sada potreban vama.

Velika pomoć u radu su i SharePoint liste – sve evidencije koje ste do sada držali u Excelu, kao što su delovodnici, inventari i slično, mogu se konvertovati u ovaj oblik čime je omogućena njihova lakša dostpunost i rad sa podacima u njima – formular za popunjavanje je vertikalan, što je mnogo preglednije od šetanja nadesno po kolonama u Excelu, a može se predefinisati unos polja tako da birate vrednost iz padajućeg menija. Jedan od prigodnih načina upotrebe su takozvani „timesheets“, gde zaposleni popunjavaju svoje aktivnosti i pridodeljuju im projekat na koji se odnose, budžetsku aktivnost i slično.

Power Automate

Ranije zvan Microsoft Flow, ovaj sistem služi za automatizaciju procesa u vašoj organizaciji. Jednostavnije rečeno, bilo koja radnja koja se ponavlja, bilo kakav životni ciklus dokumenta ili podatak koji je potrebno pretumbati iz jednog oblika u drugi mogu se izvršavati automatski, čime se ne samo umanjuje radno vreme za izvršenje već i otklanja mogućnost grešaka.

Pomoću njega možete bukvalno automatizovati da se jednim klikom na bazu saradnika u SharePointu kreira autorski ugovor sa popunjenim podacima o tom klijentu, pošalje automatski saradniku u PDF formatu na potpisivanje, podaci iz njega pošalju mailom vašem spoljnom knjigovođi radi plaćanja honorara, a vama kreira podsetnik 5 dana pred istek ugovora (konkretan slučaj koji smo razvili kod nekoliko NGO). I to ne samo u MS 365 okruženju – snaga Power Automatea je u stotinak konektora za uzimanje i slanje podataka ka najrazličitijim spoljnim sistemima te npr. ukoliko neko objavi novi tekst na određenom sajtu (WordPress konektor) automatski će se postaviti njegov naslov sa linkom na FB stranici organizacije i zatim svim koordinatorima projekata poslati poruku s obaveštenjem o dome.

PowerApps

U okviru paketa dobijate i ovaj alat koji služi za razvoj desktop i mobilnih aplikacija koje će baratati podacima unutar vaše organizacije. Razvoj je jednostavan te i sami vrlo brzo možete od neke SharePoint liste kreirati aplikaciju kojom se ona može popunjavati i sa mobilnog telefona, ali i razviti ozbiljne procese koji će raditi u sprezi sa Power Automate.

Primera radi, kod nekoliko NGO smo implementirali aplikaciju koja je inicijalno bila namenjena za organizaciju gde je programski direktor često bio odsutan te su fakture dugo čekale na njegovo odobrenje, a u međuvremenu se ispostavilo da je rešenje veoma zgodno u tekućoj situaciji rada od kuće gde se svi činioci u procesu više ne nalaze na jednoj lokaciji. Konkretno, administrativni radnik ubacuje svaku novopristiglu fakturu u sistem i označava na koji projekat se odnosi; koordinatoru tog konkretnog projekta stiže notifikacija da nova faktura čeka na njega i po njegovoj potvrdi ona se prosleđuje direktoru na odobravanje; po odobrenju, faktura dalje automatski ide finansijskom direktoru na kontiranje, a zatim računovodstvu na plaćanje, po čijem izvršenju koordinator dobija automatski obaveštenje o tome kako bi mogao da potraži robu ili uslugu od dobavljača koji je izdao fakturu. Pregled svih takvih finansijskih obaveza omogućen je i tabelarno, uz pogodnosti sortiranja i filtriranja po bilo kom kriterijumu, tako da je lako iz njih kreirati izveštaje za donatore.

Za drugog klijenta razvijena je mobilna PowerBI aplikacija za praćenje posećenosti sesijama na konferenciji, gde se ispred svake sale pomoću nje skenira barkod sa akreditacionog bedža učesnika.

Power BI

Ovo BI u naslovu je skraćenica od „business intelligence“, što predstavlja strategije i tehnologije analize poslovnih podataka. Zahvaljujući mnogobrojnim konektorima koje deli sa gore pomenutima u Power Automate, Power BI može isčupati podatke sa bilo koje platforme koja unutar sebe ima relacionu bazu podataka, ustrojiti ih i iskombinovati u obliku koji vama odgovara – tabelarno ili u vidu grafikona, kojima možete pristupiti čak i sa mobilnih uređaja gledajući kako se rezultati menjaju iz minuta u minut kako se dešavaju promene u bazi (npr. prodaja, troškovi i slično).

U dva konkretna slučaja kod klijenata imali smo situaciju rukovodilac organizacije ne želi da instalira na svom računaru softver koji se koristi za materijalno/finansijsko poslovanje, gde bi morali da sede za radnim mestom i prolaze kroz menije kako bi dobili željene informacija o poslovanju, već je finansijsko osoblje svaki dan pravilo izveštaje u Excel tabelama. Power BI smo spojili sa bazom njihovih knjigovodstvenih aplikacija i omogućili im ne samo stalnu dostupnost postojećih izveštaja na njihovim računarima i mobilnim telefonima, već i nove izveštaje koji ne postoje u originalnom sistemu nego su nastali ukrštanjem podataka, a pritom su im podaci predstavljeni i grafički, što nisu imali ranije kao mogućnost. Takođe, ovim se značajno uštedelo na vremenu osoblja u finansijama.

Teams

Zamislite program za chat koji objedinjuje ono najbolje od aplikacija kao što su Skype, WhatsApp, Viber, Slack i Zoom u smislu tekstualne komunikacije, audio i video poziva, a pritom ima integrisane sve potrebne poslovne funkcije. Teams se, kao što mu ime govori, bazira na radu po timovima shodno organizaciji vašeg radnog okruženja (sektori, projektne grupe). Pored pobrojanih načina komunikacije snaga Teamsa je i u gomili dodataka od strane Microsofta i drugih proizvođača softvera, tako da u okviru komunikacije sa vašim timom možete da koristite crtaću tablu, planer, glasanje, pa čak i integraciju sa platformama kao što je Trello. Naravno, tu su i sve moguće kombinacije audio i video konferencijskih razgovora sa svim učesnicima, uz deljenje sadržaja ekrana i prepuštanje/preuzimanje kontrole nad računarom, a timove možete kreirati čak i sa sagovornicima koji nisu deo vaše organizacije – dovoljno je da imaju instaliranu aplikaciju (besplatno se preuzima sa Microsoftove web lokacije).

Za razliku od sličnih rešenja gde morate da se snalazite (odnosno „skrolujete“ desetak ekrana unazad) gde se nalazi bitan dokument koji je neko poslao učesnicima razgovora, Teams automatski kreira sajt unutar SharePointa gde sistematski slaže sve bitne informacije i dokumenta koji su razmenjeni unutar razgovora.

Ostali serveri i aplikacije

Kada bismo detaljno naveli sve mogućnosti pojedinačnih komponenti paketa Microsoft 365 trebalo bi nam još ovoliko teksta kao do sada, tako da ćemo samo protrčati kroz njih.

Bookings – rezervacija sastanaka/usluga od strane spoljnih klijenata.
Planner – alat za planiranje i praćenje zadataka (task management).
Kaizala – rad sa zaposlenima u „prvoj liniji“, kao što je call centar, serviseri i slično, uz pogodnosti organizacije po smenama i slično.
Yammer – sličan Teamsu, ali više organizovan kao društvena mreža za razmenu informacija i ideja unutar organizacije po slobodnijem ustrojstvu nego što su to formalne Teams grupe.
To Do – lični organizator.
Stream – emitovanje (streaming) video sadržaja unutar organizacije.
Sway – alat za kreiranje interaktivnog sadržaja, zgodan za kreiranje materijala kao što su novosti i razna obaveštenja za intranet same organizacije.

Sigurnost podataka

Naravno, kao i u svakom slučaju kada se podaci ili njihova kopija ne drže u prostorijama postoji bojazan od neovlašćenog pristupa. Ono što je sigurno je da organizacije u regionu nemaju kombinovan bezbednosni hardver i softver nivoa onog kojim je Microsoft obezbedio fizičke servere na kojima se nalaze podaci u okviru usluge koja im već neko vreme donosi najviše profita (preko 200 miliona aktivnih licenci), tako da su ti podaci sigurniji u ovakvom oblaku nego u vašim prostorijama.

Pored toga, postoji nekoliko bezbednosnih mera koje se mogu lako uključiti na zahtev, kao što je višefaktorska autentifikacija (dodatna potvrda preko mobilnog uređaja ukoliko se podacima pokuša pristupiti s nove lokacije) i mogućnost da se uz pomoć servisa Intune daljinski izbrišu poslovni podaci s uređaja koji je kompromitovan (ukraden ili izgubljen).

Licenciranje

Kao što je pomenuto na početku, Microsoft donira osnovne licence (MS 365 Basic) koje omogućavaju pristup svim gore pomenutim servisima (i online verzijama svih programa iz Office paketa: Outlook, Word, Excel, PowerPoint i OneNote) u potrebnom broju u zavisnosti od veličine vaše organizacije (do 300 zaposlenih). Uz njih dobijate i 10 Standard licenci uz koje dolazi kompletan paket Office 365 (fizička instalacija aplikacija na računaru).

Procedura za prijavljivanje je jednostavna: prijavite se preko Tech Soup web platforme i već za nekoliko dana će vam pristići licence. A ukoliko vam je potrebna pomoć oko migracije i implementacije u vašoj organizaciji, Ithaca kao partner TechSoupa vam je na raspolaganju.”

Vladan Aleksić, Ithaca

Drugi korisni linkovi: