Odluka o mandatornom radu od kuće zbog pandemije korona virusa

Odluku o mandatornom radu od kuće dijelimo u loncu u cjelosti kao poziv svima koji su u mogućnosti da postupe na isti ili sličan način. Na ovaj način želimo svoje iskustvo i praksu staviti na raspolaganje cijeloj zajednici kao resurs koji se nadamo da može biti od pomoći da što lakše i bezbjednije prevaziđemo novonastale okolnosti.

Čuvajmo sebe i jedni druge. #MiRadimoOdKuce

Tim Fondacije Mozaik

Povod za odluku:

Svjetska zdravstvena organizacija (SZO) je 12.3.2020. godine proglasila globalnu pandemiju korona virusa (COVID-19). U skladu sa preporukama SZO, te nadležnih institucija u Bosni i Hercegovini o samoizolaciji, direktor Fondacije Mozaik je donio Odluku o mandatornom radu od kuće za sve uposlene i interne u cilju prevencije širenja korona virusa i zaštite zdravlja članica i članova radnog kolektiva Fondacije Mozaik, naših porodica, poslovnih partnera, klijenata i cjelokupne javnosti.

_____________________________________________________________________________________________________

Br. protokola: 209-03/20

Na osnovu odredbi Statuta, Knjige pravila i procedura Fondacije Mozaik, direktor Fondacije Mozaik shodno svojim zakonskim ovlaštenjima dana 15.03.2020. godine donosi:

Odluku o mandatornom radu od kuće za sve uposlene, interne i internice

Dragi uposlenici i uposlenice Fondacije Mozaik,

dragi uposlenici i uposlenice Agencije MaŠta,

dragi interni i internice,

u skladu sa preporukama Svjetske zdravstvene organizacije, te nadležnih institucija u Bosni i Hercegovini, ovim donosim odluku o radu od kuće, s početkom od utorka, 17.3.2020. godine. Odluka je obavezujuća za sve uposlene, interne i internice Fondacije Mozaik, u Sarajevu i Banjaluci, kao i uposlene Agencije Mašta sa kojom dijelimo fizički prostor na adresi Splitska 14, Sarajevo.

Kršenje ove odluke ili samoinicijativno djelovanje izvan okvira ovog dokumenta će biti označeno kao grubo kršenje Odluke direktora, pravilnika o radu i ugrožavanje zdravlja i života uposlenika i porodica Fondacije Mozaik, Agencije MaŠta i EkoMozaika.

Svim podstanarima na adresi Splitska 14 ćemo do daljnjeg preporučiti rad od kuće i dolazak u prostorije samo na vlastitu odgovornost.

Odluka stupa na snagu već 17.3. i trajat će do opoziva od strane direktora ili izvršne direktorice.

Jasna uputstva i eventualne izuzetke pojašnjavam ispod.

Želim svima nama i našim bližnjima dobro zdravlje i sreću.

Zoran Puljić

Direktor Fondacije Mozaik

_____________________________________________________________________________________________________

Obrazloženje, generalno, uputstva i vanredni timovi

1. Obrazloženje

Dana 12.3.2020. godine Svjetska zdravstvena organizacija proglasila je globalnu pandemiju korona virusa. Slijedili su sastanci nadležnih entitetskih i BH institucija, a preporuka je samoizolacija.

Mi smo u Mozaiku napravili hitni sastanak menadžmenta odmah po objavi globalne pandemije, 12.3.2020. Nakon ozbiljnih razgovora i dodatnih provjera mogućnosti unutar Mozaika, 13.3, je obavljen još jedan sastanak gdje smo zajednički zaključili da je rad od kuće i samoizolacija najbolje rješenje za Mozaik, njegove uposlene, interne, naše porodice, korisnike, partnere i širu javnost.

2. Generalno

Ova situacija nije opasna samo po živote ljudi. Već je izazvala globalne poremećaje koji se osjete u transportu, turizmu, hotelijerstvu i sl. Ovi sektori u BiH najavljuju prva otpuštanja i, po procjeni stručnjaka i mojoj procjeni, efekti će se u konačnici preliti na sve sektore.

Dragi moji, situacija je vrlo ozbiljna. Mi se naravno ne možemo boriti protiv korone i ekonomske krize, ali se možemo već sada pripremati za novonastalu situaciju. Moramo ostati dosljedni našoj misiji i impaktu, a istovremeno moramo osigurati naša radna mjesta.

Važno je da sada vrijedno nastavimo radne procese iako ćemo raditi od kuće.

Moramo našu produktivnost zadržati na najvišem nivou.

Ovo će potrajati i možda se vratiti par puta ove godine. Zato vas molim da usvojite sljedeći obrazac razmišljanja:

Kako se u ponedjeljak, 16.3. najbolje pripremiti za rad od kuće, da imam sve sa sobom što mi treba za visoku produktivnost?
Kako mogu pomoći drugim kolegicama i kolegama da i oni ostvare visoku produktivnost rada?
Šta sve mogu naučiti online dok smo kod kuće, tako da unaprijedim svoju produktivnost sada ili kasnije, po povratku na rad u kancelariju?
Da li ima inovacija kojom bismo unaprijedili rad Mozaika, sada ili po povratku na posao? Ove inovacije su nam jako važne. Javite se vašem predpostavljenom i meni sa svakom idejom, pa da zajedno procijenimo da li je izvodiva sada ili kasnije. Slobodno budite kreativni, nema „glupih ideja“.

3. Uputstva za ponedjeljak, 16.3.2020.

Ovaj dan je planiran kao prelazni dan sa rada iz kancelarije na rad od kuće. Ovim suspendujem obavezu rada 8 sati u kancelariji i molim vas sve da ovaj dan ostanete što kraće, uz praćenje svih ranijih uputa oko borbe protiv virusa korone. Probajte dogovoriti sa onima sa kojima dijelite kancelarije da neko radi prije podne, a neko poslije podne. Iskoristite ostatak dana da se u kući i porodici pripremite za pandemiju.

Dok ste na poslu, molim vas da:

Zadužite opremu i dokumentaciju koju nosite sa sobom vašim kućama. Za ovo će vam Sanela poslati obrazac koji ćete popuniti, potpisati i ostaviti kod nje. Možete na jednom obrascu pobrojati sve ono šta nosite iz kancelarije.
Ako će vam nešto slučajno kasnije zatrebati, neki dokument da vam se skenira, imajte u vidu da će svaki ovakav ulazak u prostorije vas ili bilo koga trebati e-mail odobrenje direktora ili izvršne direktorice.
Molim vas ponesite sve što je potrebno da održimo produktivnost rada, kako sam pisao iznad. Iznimno je važno znati da će ovo potrajati barem dvije sedmice, a možda bude trajalo i 3 mjeseca. Nemojte da vam bude mrsko ponijeti bilo šta bez čega nećete moći biti efikasni. U finansijama razmislite da li su laptopi dobro rješenje za produktivnost. Slobodno ponesite monitore, desktope, manji printer i sl. Lako ćemo vratiti nazad kad ovo prođe.
Sa Sanelom Lulić dogovorite pristup NAV serverima i sl.
Adna će napraviti spisak svih telefona i Skype adresa svih uposlenika i interna Mozaika i MaŠta i podijeliti direktno u mailu svim uposlenicima i internima Mozaika i MaŠte. Adna će kreirati grupu na Skype sa svim ovim osobama na jednom mjestu, te kasnije, po potrebi, ažurirati listu učesnika na ovom pozivu.
Dodatno preporučujem nošenje maski u Mozaiku (ukoliko ih imate) i maksimalno provjetravanje prostorija.

4. Upustva za period od 17.3.2020.

Kao što sam Odlukom naredio, od 17.3.2020. neće biti moguće dolazak u kancelarije bez e-mail odobrenja direktora ili izvršne direktorice.

Kako bi se radni procesi nastavili i održala produktivnost, ispod navodim izuzetke i pravila vezana za te izuzetke.

– Sarajevo

Sanela Čovrk će dolaziti u kancelariju ponedjeljkom, srijedom i petkom svake sedmice u jutarnjim satima. Sanela će skenirati sve dokumente i dopise, ažirirati protokol i osigurati dotok informacija svim ostalima koji ne dolaze u kancelariju. Sanela će napustiti kancelariju najkasnije do 12 sati. Po izlasku iz kancelarije, a u dogovoru sa Vesnom Baltom će osigurati zračenje kancelarija u kojima je boravila, te u hodnicima. Naprskat će dezinfekcijskim sredstvom sve tačke koje je dodirivala, od ulaznih vrata pa do prozora i toaleta.
Vesna Balta će dolaziti svaki dan u kancelariju. Utorkom i srijedom će dolaziti po želji, a u dane kada je Sanela tu do podne (pon, sri i pet), neće dolaziti prije 13 sati. Važno je da u dogovoru sa Sanelom osigura da je prostorija prije dolaska dobro prozračena. Naprskat će dezinfekcijskim sredstvom sve tačke koje je dodirivala, od ulaznih vrata pa do prozora i wc. Na način kako je to moguće, Vesna će obezbijediti provjeravanje prostorija preko noći.
Sanela i Vesna Balta mogu boraviti samo na prvom spratu, u različita vremena, a ulazak na druge spratove je zabranjen bez dozvole direktora ili izvršne direktorice.
Na drugom spratu je takođe zabranjen boravak više od jedne osobe u bilo koje vrijeme, uz obavezu dezinfekcije ključnih tačaka i provjetravanje preko noći. Samo jedna osoba može biti na drugom spratu u jednom danu. Samo uposlenici MaŠte, uz pismeno odobrenje direktorice Irme i poštivanje uputstava ispod mogu dolaziti na drugi sprat. Uposlenicima Mozaika nije dozvoljen ulazak (osim Dade, higijeničarke).
Na trećem spratu je dozvoljen boravak Mirsadu i Nenadu, uz obavezno provjetravanje svaki put po izlasku iz kancelarije i min. sat vremena između njihovog boravka. Svaka osoba će izvršiti dezinfekciju, kako sam ranije naznačio.
Higijeničarka Dada će jednom sedmično, na neradni dan, izvršiti čišćenje jakim dezinfekcijskim sredstvom, s posebnim fokusom na šteke, vrata, prozore, naslonjače stolica, wc i sl. Nije toliko bitno da je čisto koliko je bitno da je sve dobro dezinficirano.

– Banjaluka:

U Banjaluci će se radni procesi nastaviti na način da će jedna osoba biti u kancelariji. Ta osoba će skenirati sve dokumente i dopise, ažirirati protokol i osigurati dotok informacija svim ostalima koji ne dolaze u kancelariju. Po izlasku iz kancelarije, a u dogovoru sa Željkom, će osigurati provjetravanje u kancelarijama u kojima je boravila i u hodnicima. Naprskat će dezinfekcijskim sredstvom sve tačke koje je dodirivala, od ulaznih vrata pa do prozora i wc.
Za sva dodatna uputstva zadužen je Željko Pauković, uz obavezno poštivanje Odluke direktora i uputstava u slučaju izuzetaka ispod.

Upustvo za slučaj izuzetaka:

U Sarajevu je zabranjen boravak više od jedne osobe na jednom spratu kancelarija u isto vrijeme. Ukoliko se desi boravak po jedne osobe na dva ili više spratova, nije dozvoljeno sastajanje niti ulazak na sprat na kojem neko drugi boravi. Razgovor u hodniku ograničiti na najkraće i obavezno nositi zaštitne maske.
U Banjaluci je zabranjen boravak više od jedne osobe u bilo koje vrijeme, uz obavezu dezinfekcije ključnih tačaka i provjetravanje preko noći. Minimalni razmak između boravka različitih osoba će odrediti Željko, uz mjere zaštite i minimum sat vremena jakog provjetravanja.

5. Vanredni timovi

Za ovaj period oformit ćemo vanredne timove i tim liderice i lidere.

Tim lideri i liderice će imati sljedeće glavne zadatke:

1. Osigurati kvalitetan protok informacija u svim smjerovima. To uključuje minimum:

a. Svaki tim lider i liderica će imati skype sastanke svako jutro u 9 sati i trajanju oko 30 minuta, a na kojima će biti dogovorene obaveze za taj dan.
b. Nakon tog sastanka, svako jutro u 10 sati, tim lideri imaju sastanak sa centralnim timom na pola sata, uz kratki debrief o prošlom danu i planom za ovaj.
c. Narednog dana će se po hijerarhiji provjeravati učinak dogovorenog, te dogovoriti obaveze za taj dan.
d. Dogovorene obaveze za taj dan i progres od prethodnog dana će biti unešene u bulletima i poslate u centralni tim.
e. Budite koncizni i unapređujte model sa centralnim timom.

2. Ohrabriti inovativno razmišljanje svih članova tima i pronaći načine da se i u ovo vrijeme postignu rezultati. Prijedloge inovacija komunicirati nadređenima i u centralni tim. Molim da fokus razmišljanja stavite na:

a. Kako OB i Startup studio što više učiniti virtualnim, sa maksimalnim korištenjem postojećih i planiranjem budućih resursa? Kako umanjiti putovanja, a to vrijeme iskoristiti na alternativne načine umrežavanja?
b. Kako graditi sinergije sa drugim timovima? Kako im pomoći da bolje rade svoje posao? Koje razgovore trebamo sada obaviti, a koje ranije nismo stizali?
c. Šta sada napraviti da bismo nakon pandemije bili spremni, više digitalni, bolje povezani sa zajednicom i interno. Kako pomoći drugim timovima, uvezati protok informacija i koordinaciju resursa?
d. Imamo li nešto novo za ponuditi iz postojećih naših snaga? Kako mogu fondove i resurse iskoristiti bolje u vremenima poslije pandemije, a sa ekonomskom krizom?
e. Ako se kriza nastavi, oni koji su planirali ići vani neće otići, a oni koji su tamo, ako ostanu bez posla, vratit će se nazad. Kako pomoći ovim ljudima? Šta inovativno i jednostavno možemo ponuditi?

3. Osigurati razvoj i rad na planovima ličnog razvoja (PDP) sa vašim timom, a u dogovoru sa PDP tim lidericom.

Za vrijeme trajanje ove odluke, ovo su timovi:

1. Centralni tim, sa paralelnim ovlastima odlučivanja

a. Zoran Puljić
b. Vesna B. Agić

2. Omladinska banka

3. Startup studio

4. Komunikacije

5. Lonac

6. Finansije, računovodstvo i logistika

7. MaŠta

8. PDP (personal development plan) tim – vanredni tim, sastaje se jednom sedmično

Mahir će utorkom, a počevši već od 17.3. u 10 sati praviti Skype poziv sa svim uposlenicima Mozaika i MaŠte. Potrebno je uključiti interne i internice. Obzirom da nas je mnogo, molit ću sve vas da slušate i pišete unutar Skype poziva, a samo tim lideri i liderice da se obraćaju na sastanku.

Prisustvo na sastanku je obavezno za sve uposlene.

Ostale molim da sada to razumijete kao važnu redovnu obavezu. Eventualna kašnjenja najaviti min. sat ranije. Ukoliko nije bilo najave, kašnjenje će se smatrati povredom radnih obaveza i pravilnika o radu.

Za sva ostala pitanja i konsultacije, obratiti se vašim tim liderima i lidericama. Ukoliko je isti spriječen, onda se obratiti direktno u centralni tim.

Hvala vam svima na razumijevanju i neka nam je sretno!

Zoran Puljić

Direktor Fondacije Mozaik

Ima li organizacija/kompanija sa sličnim odlukama? Kako ih vi sprovodite? Piši nam u komentarima ako i tvoj tim radi od kuće? Šta još možemo uraditi?

Odluka o mandatornom radu od kuće zbog pandemije korona virusa

Odluku o mandatornom radu od kuće za sve uposlene, interne i internice

Obrazloženje, generalno, uputstva i vanredni timovi

Ima li organizacija/kompanija sa sličnim odlukama? Kako ih vi sprovodite? Piši nam u komentarima ako i tvoj tim radi od kuće? Šta još možemo uraditi?

Pogledaj još neke preporuke o korona pandemiji, za tvoju organizaciju, instituciju ili biznis

Prati uživo statističke podatke o koronavirusu, za BiH, Srbiju, Hrvatsku i Crnu Goru

Odgovori

Odluku o mandatornom radu od kuće za sve uposlene, interne i internice

Obrazloženje, generalno, uputstva i vanredni timovi

Ima li organizacija/kompanija sa sličnim odlukama? Kako ih vi sprovodite? Piši nam u komentarima ako i tvoj tim radi od kuće? Šta još možemo uraditi?

Pogledaj još neke preporuke o korona pandemiji, za tvoju organizaciju, instituciju ili biznis

Prati uživo statističke podatke o koronavirusu, za BiH, Srbiju, Hrvatsku i Crnu Goru

Povezani Članci

Odgovori