Kako kreirati izvještaj i unijeti ostvarene rezultate u projektni prijedlog?

Ovaj vodič će vam olakšati kako da što bolje popunite izvještaj u narednih par koraka.

Nakon što sredstva za projekat budu isplaćena, sljedeći korak jeste pristupanje realizaciji. Kroz taj proces, grupa je obavezana ugovorom koji je potpisala da, unosom fotografija i opisom istih, obavještava Fondaciju Mozaik, članove Odbora Omladinske banke, ali i članove zajednice koji su glasali za njihov projekat, o tome do koje faze su stigli, šta su sve odradili, te da unesu rezulatate koje su postigli na samom kraju, kako bi se mogli uporediti sa očekivanim koje su prethodno naveli.

Fotografije i opis faza projekta unose u projektni prijedlog- stavka ”Izvještaj” –> ”Tok projekta u implementaciji”.

NAPOMENA ZA SVE GRUPE: Prilikom unosa fotografija NE klikate na stavku ”KREIRAJ IZVJEŠTAJ”, nego ih dodajete u polju ”Tok projekta u implementaciji” ( koji možete uređivati), te nakon dodavanja istih i unosa opisa kojim ćete nam približiti šta određena fotografija prikazuje, klikate na opciju ”SAČUVAJ”. NIti u jednom trenutku ne klikate na opciju ”Kreiraj izvještaj”, koja stoji na desnoj strani, kako ne biste promijenili status vašeg projekta i samim time stvorili dodatne komplikacije.

Vaš izvještaj treba da bude što sadržajniji, na način da ispratite fotografijama cijeli tok realizacije projekta, odnosno sve aktivnosti koje ste naveli u projektnom prijedlogu, te da za svaku fotografiju stavite opis šta ona prikazuje. Na taj način ćemo i mi, ali i zajednica, imati najbolji uvid u vaš rad. U nastavku su fotografije primjera jednog dobro napisanog izvještaja, koji je pripremila grupa iz Jezera, a radi se o projektu ”Škola prve pomoći”.

Samim time što ne klikate na opciju ”Kreiraj izvještaj”, imate mogućnost da mijenjate i dopunjujete isti neko vrijeme, što vam omogućava da ispratite cijeli tok implementacije projekta. Svaki put kada nešto dodate u tu stavku, klikate na opciju ”Sačuvaj”, što vam omogućava dodatno proširivanje i ukrašavanje.

Nakon što budete sigurni da ste sve željene fotografije i informacije unijeli u ovo polje, klikate na opciju ”Kreiraj izvještaj”, minimalno tri člana, čime se stavka ”Izvještaj” zaključava, i vi više nemate mogućnost izmjene iste.

Nakon toga vam se otključava polje ”Rezultati”.

U ovom dijelu potrebno je da navedete sve one rezultate koje ste uspjeli postići, a koje ste prethodno naveli u projektnom prijedlogu, ali i neke nove u slučaju da ste postigli nešto što niste očekivali, a svakako je doprinijelo uspješnijoj realizaciji.

Ono što treba da navedete jeste:

*Broj korisnika i volontera, te da upišete broj muškaraca i broj žena za obje kategorije. Obavezno navedite da li su u projektu učestvovali ili su korisnici osobe sa posebnim potrebama. Obzirom da se baš u ovom dijelu pravi najviše grešaka što onemogućava da se tabela popuni imajte u vidu da u polju Posebne potrebe, pod DA upisujete broj osoba sa posebnim potrebama koje su korisnici ili volonteri, a pod NE osobe koje nisu sa posebnim potrebama. Npr. ukoliko imate 30 korisnika (20 Ž i 10 M), Posebne potrebe (DA 5 i NE 25) ili ukoliko nemate osoba sa posebnim potrebama onda pod DA pišete 0, a pod NE 30. 

*Broj volonterskih sati

* Sve donatore i sufinansijere iz zajednice koji su vam pomogli u realizaciji, na koji način, u kojem iznosu/procjenjenoj vrijednosti

*Za sve donatore koje ste naveli u projektnom prijedlogu da će sufinansirati vaš projekat, ali se iz nekih razloga ta saradnja nije realizovala, potrebno je da ih unesete u tabelu i upišete kako nisu bili dio vaše priče.

*Popuniti sva polja u rezultatima u koje treba da se unese brojčana vrijednosut. Ukoliko za nešto nemate cifru, upisujete 0, ali ne ostavljate prazno polje. 

Nakon što sve unesete, klikate na opciju ”Sačuvaj”, što vam također omogućava da radite korekcije u ovom polju. Nakon što budete sigurni da ste sve završili, potrebno je da sva tri člana kliknu na opciju ”Slanje izvještaja”, te samim time ste završili ovaj dio obaveze.

Nadam se da će vam ovaj vodič pomoći da lakše i brže dočarate zajednici, ali i nama, na koj način ste doprinijeli zajednici, te koliko je ista učestvovala u vašoj ideji.

Ako želite da vidite kako izgleda jedan dobro popunjen izvještaj, pogledajte primjer iz Breze.