Koristite li kanban?
Pripremio: Jasmin Bešić
Možda provodite mnogo vremena pokušavajući steći jasnu sliku trenutnog stanja svojih poslova. Osim što se bavite budžetskim tabelama, elektronskom poštom i sastancima, stalno imate potrebu analizirati podatke o različitim interesnim stranama i članovima vlastitog tima. Kanban je jedna od vizuelnih metoda koja projektnim menadžerima/cama pruža vidljivost koja im je potrebna kako bi završili posao na vrijeme.
Moj prvi susret s kanbanom bio je prije 10-ak godina. Bio sam oduševljen i jednostavnošću sistema, ali i prednostima koje on nudi. I dan-danas neki od mojih timova aktivno koriste kanban u implementaciji projekata. Poslije ću vam otkriti neke od alata koji sam i sam testirao i koristio.
Šta je Kanban?
U početku se kanban pojavljuje kao sistem za planiranje proizvodnje, a proizlazi iz Toyotinog proizvodnog sistema (TPS). Proizvodnja se temeljila na potražnji kupaca, a ne na standardnoj praksi prekomjerne proizvodnje robe i njihovom guranju na tržište.
Kanban, zapravo, pomaže da iskoristite snagu vizuelnih informacija pomoću stikera na tabli kako biste stvorili “sliku” svog rada. Gledajući kako vaš rad teče unutar vašeg projektu ili biznisu prilagođenog alata, omogućuje vam ne samo komuniciranje statusa s timom već i raspodjelu posla i odgovornosti. Mnogi timovi vole započeti s kanbanom tako što vježbaju na fizičkoj tabli, a kasnije se prebace na neki od besplatnih ili komercijalnih aplikacija koje omogućuju digitalizaciju.
Koje su prednosti kanbana za menadžere/ice?
1. Imate uvid u realno trenutno stanje svog biznisa ili projekta.
Kad se kanban koristi u timovima, omogućava vam da raspolažete informacijama u stvarnom vremenu. Umjesto da trošite vrijeme na sintezu podataka iz bezbroj izvora, na jednom mjestu možete vidjeti sve što je potrebno za upravljanje projektom ili biznisom, u stvarnom vremenu, bez dodatnih napora s vaše strane.
2. Imate kontrolu nad kapacitetima i napretku projekta.
U kanbanu možete dizajnirati table pomoću kojih možete pratiti kada u vašem procesu postoji usko grlo, blokada ili ako je neko u vašem timu preopterećen. Također možete ograničiti količinu posla koji se obavlja u bilo kojem trenutku, kako biste se posvetili prioritetima.
Za vas kao menadžere/ice ova vrsta vidljivosti omogućava da uskočite ako vidite bilo kakve probleme, umjesto da čekate da vam neko prijavi poteškoće.
Pri tome, svojim timovima možete olakšati posao uklanjanjem bilo čega što blokira napredak u aktivnostima kojima upravljate.
3. Prikupljate podatke za poboljšanje procesa
Poznati stručnjak i autor Peter Drucker rekao je: “Ne možete upravljati onim što ne mjerite.”
Upotrebom alata kanban automatski prikupljate podatke o svom radu, a to vam omogućuje bolje upravljanje procesima. Zapravo, vi i vaš tim možete zajedno raditi na poboljšanju procesa za maksimalan učinak i izmjeriti ga.
4. Ostvarujete bolju komunikaciju sa stakeholderima
To što svi imaju mogućnost vidjeti dokle je vaš zajednički projekt, Kanban vam također pomaže bolje komunicirati s ključnim stakeholderima (interesnim stranama). Korištenje kanbana omogućuje vam da članovima tima i drugim uključenim stranama pružite bolji uvid u sami tok projekta – koje aktivnosti su sad važne i aktuelne, koje će tek biti, a koje ste završili. S jasnijim razumijevanjem rada kroz projekt ili biznis, stakeholderi mogu donijeti bolje odluke koje će dovesti do željenih rezultata.
Upravljati biznisom nije jednostavno, ali kanban, kao jedan od danas odabranih alata, može pomoći. Da biste saznali više o tome kako vam kanban može omogućiti da bolje komunicirate s timovima i stakeholderima, koristite podatke za donošenje odluka i postanete katalizator za poboljšanje procesa. Iako je možda zanimljivo koristiti kanban fizički, sa stikerima na koje pišete rukom i kačite ih na tablu na zidu, mnogo prednosti nude online alati jer ih onda imate uvijek pri ruci, ali i članovi vašeg tima i stakeholderi.
Preporučujem vam sljedeće resurse, a možete i sami pretražiti neke druge na internetu:
Moji timovi koriste kanban u okviru cjelokupnog rješenja za projektno upravljanje na Teamworku.
Najbolje kanban aplikacije u 2020.
Imate li vi iskustva s kanbanom? Podijelite ih ispod u komentarima!
Odgovori